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大会议

你是一个引导者吗?
——会议需要主持人。
---可能是一个促进者。
——作为一个促进者所需要的技能。
——保持中立很重要。
——如何处理多重角色。

关注群体动态
—你的会议小组的动态会影响它的成功。
——你需要确定你的会议小组的特殊动态。
——设计你的会议,选择工具来帮助小组取得成功。

集团发展阶段
——群体的发展经历了四个阶段。
——每个阶段都需要主持者采取不同的方法。
——团队偶尔会回到早期阶段。

有必要开会吗?
不要在不必要的会议上浪费每个人的时间,包括你自己的时间。
---如果你不需要人与人之间的互动,你就不需要开会。
——告诉别人一些他们能读懂的东西并不是开会的好理由。
---如果你把人们召集在一起开会,让他们参与一项有用的活动。

达到目的和期望的结果
——目的声明应该解释小组开会的原因。
——清晰的预期结果声明定义了一个具体的、有形的成就
——明确的目标和预期的结果会帮助你的会议走上正轨。

良好会议设计的三个要素
——每一个好的会议都需要一个清晰的开场白,以便有一个良好的开端。
——每一次好的会议都需要一个闭幕会议来确认协议,并制定下一步。
会议的任务就是三明治中间的肉。
---吃三明治时没有面包把它粘在一起是很乱的。

让你的会议有一个良好的开端
会议开幕式应该使每个人有一个良好的开端。
空缺可以是短的或长的,取决于团队的需要。
—开场包括:介绍,议程回顾,角色,基本规则。
---创建一个“停车场”——一个保存重要但离题的想法的地方。

清晰的基本规则支持良好的流程
基本规则明确对行为和程序的期望。
预先建立基本规则可以防止以后出现问题。
---整个团队需要同意基本规则。
——在会议中提及基本规则有助于解决问题。

会议结束后会采取行动
确保每个人对会议结束时的协议有相同的理解。
——创建下一步:分配任务和时间框架。
——庆祝团队取得的成就。

完成一个好的结尾
学习如何使下次会议做得更好是很重要的。
——团体需要鼓励才能看到他们所取得的进步。
—一个长期共同努力工作的团队在项目结束时需要一个个人收尾。

会议的“核心”是:3个步骤
——大多数团队的三个步骤回答了以下问题:问题或情况是什么?我们要去哪里?我们怎么去那儿?
---如果不首先就目标和问题达成一致,就无法生成解决方案。

三种处理创意的方法
——产生想法意味着在不进行评估的情况下列出各种可能性。
——评估想法意味着衡量想法的价值或适当性。
决定的意思是对选择的观点得出结论或达成一致。
—你可以在过程的每一步都做这三件事:问题、愿景、解决方案。

选择正确的工具来实现会议目标
---选择适合您在流程步骤中所处位置的工具。
寻找一种能够产生你想要的产品类型和结果的工具。
——找到一个最能帮助你的群体特征的工具。

头脑风暴:基础知识
---头脑风暴是一组产生想法的工具。
——头脑风暴有不同的形式来适应不同的情况。
—头脑风暴的关键规则是,在过程中不允许进行评估。

变化在头脑风暴
——选择最适合你的群体性质的变化。
---在一个容易合作的小组里,爆米花头脑风暴很容易。
---在一群安静的人中,小组集思广益可能会有所帮助。
——如果你正被一些嘈杂的声音所淹没,尝试一次一个的头脑风暴。
——参与者害怕提出想法吗?便利贴头脑风暴保护匿名性。

图形头脑风暴:大脑绘图(思维导图)和鱼骨图
使用视觉头脑风暴的方法来激发新的思维方式。
——用大脑绘制图来分解任务的步骤或关注点。
使用鱼骨图来找出问题的原因。

产生想法:想象它!
在讨论的想法部分使用“想象它”。
—使用Picture It以一种新的方式来看待一个问题,给小组参与者一个机会来表达感受,或者帮助定义一个难以用语言表达的情况。
提醒小组成员,这不是一个艺术项目:在阐述想法时,简单的数字和符号就可以了。

分析形势:SWOT分析
—使用SWOT分析来确定一个团队或组织所处的位置,以及为了达到目标它可能需要做些什么。
---创造一个安全开放的环境,让人们能够坦诚地回应。
——花点时间仔细思考,然后决定如何处理这些结果。

憧憬理想:希望,想要,想知道
当你想要改变陷入抱怨模式的团队的能量时,可以使用这个工具。
提醒每个人在每句话的开头用“I wish”、“I want”或“I wonder”。
指导那些很难将消极思想转变为积极思想的人。

定义的愿景
——使用“定义愿景”活动来创建理想的具体形象。
---在参与者定义他们的愿景时使用“头脑风暴规则”。
——那些不喜欢可视化的人仍然可以加入讨论。
——尊重和合作出现的不同观点。

评估的想法:Multivoting
---使用多重投票缩小想法的大列表
——确保每个人在投票时都使用相同的标准。
——多重投票不应用于回避重大分歧或冲突。

评估想法:选择3个-放弃3个
—使用Pick 3- drop 3作为一种方法来缩小头脑风暴的想法列表。
——这种方法确定一个列表上的最高和最低优先级。
——在任何给定的项目/想法上同时有红色和绿色标记是可以的。

评估想法:赞成-赞成表
——在分析支持或反对某一观点或行为的理由时,使用赞成或反对表格。
——记住,如果你不确定别人想在哪里发表评论,请寻求指导。
---使用标准的头脑风暴规则和实践。

评估想法和决定:名义团体技术
——使用名义小组技巧,让每个人都有平等的发言权。
邀请评论,但不要讨论。
不要使用名义上的小组方法来避免需要小组讨论的重要分歧或冲突。

做决定:投票和超级多数投票
——当问题需要快速、明确的答案,或法律要求时,使用投票。
——要意识到投票可能会产生不满的失败者。
——一定要把要投票的问题说清楚。
——如果是敏感问题,就不要举手或发言,而要使用投票方式。

做决定:共识的程度
——使用协商一致的程度简化集团协议过程。
记住要仔细倾听那些想要表达关心或警告的人。
询问是否需要进一步的评论或讨论是个好主意。

做决定:红绿灯卡和竖起大拇指
——使用红绿灯卡竖起大拇指当你想大致了解人们的观点时。
——当你需要快速做出决策时,这些方法很有用。
——“竖起大拇指”是当场使用的好方法,因为它不需要准备。

做决定:分享你的“团队意识”
专注地倾听每一个人;同时也要听一听小组中正在建立的任何共识。
——不要让你自己的观点影响你对团队的看法。
——记得和小组成员一起检查你的总结。
——根据小组的意见和反应,对你的总结进行修改。

长期的规划
---一个团队需要良好的信息作为其规划的基础,包括对当前形势的深刻理解。
——接下来,团队需要制定远景和目标,并达成一致。
---如何实现目标的计划需要具体的任务和时间框架;每个任务都必须由一个特定的人负责。

最大化一个群体的潜力:鼓励参与和能量
——为了进行开放式讨论,小组成员需要彼此感到舒适。
热身运动可以帮助人们更好地认识彼此。
---额外的锻炼可以恢复和/或更新团队的能量。

最大化团队潜力:听取每个人的意见
——你需要确保每个人都有机会发言。
——通过询问每个人的想法来为每个人腾出空间。
以小组为起点,给人们更多的“播放时间”。

保持小组正常工作:预防措施
——当每个人都理解并同意会议的方向和你将如何进行时,会议就能保持在正轨上。
——在团队面前放一份书面的目标、期望的结果和日程挂图,让大家集中注意力。
——建立一个“停车场”来存放与当前讨论无关的话题。
——制定基本规则,支持坚持议程

保持小组在正轨上:重新调整偏离轨道的会议的重点
---尽管做了最好的准备,会议还是偏离了轨道。
走上正轨并不意味着每一刻都被严格控制;这意味着你在既定的时间范围内朝着你的目标前进。
分析会议偏离轨道的原因。
——选择适当的介入,使会议回到它的目的。

管理团队冲突
---有些冲突是可以预防的;其他人则是团队流程的重要组成部分。
冲突是由问题加上情感构成的;因此,要把感情和问题结合起来解决冲突。
——当冲突出现时,记住倾听、总结、寻找共同点,然后专注于解决问题。

干预非生产性的个人情况
---进行干预,使会议保持积极、高效、安全和按任务进行。
——注重维护团体和个人的尊严。
---如果可能,使用微妙的干预;如有必要,升级为更有力的干预措施。

干预非生产性的群体情况
---进行干预,使会议保持积极、高效、安全和按任务进行。
——注重维护团体和个人的尊严。
使用四步干预过程。

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